En está ocasión trataré de herramientas de inteligencia de negocios (BI) para la empresa mediana, que en lo particular es para mí un tema demasiado interesante.
Comenzaré por decirles que solo algunos emprendedores logran el éxito haciendo caso a su olfato empresarial. La mayoría de gerentes no pueden depender directamente de corazonadas y necesitan sustentar sus decisiones en pronósticos muy bien estudiados. Definitivamente las herramientas de inteligencia de negocios nos permitirán obtener un panorama mucho mas detallado del negocio para una mejor toma de decisiones.
Empecemos por:
1.- EL ERP.- Claro está que es la primera herramienta a utilizar para lograr ordenar y automatizar el negocio, pero las herramientas de Inteligencia de Negocios (BI) van más allá, permitiendo un análisis detallado de todos los factores del negocio, sustituyendo el "olfato empresarial", y ofreciendo al empresario una visión mucho más amplia de todo lo que ocurre alrededor.
Pero si ya tenemos un ERP que nos proporciona reportes, entonces me pregunto¿Por qué comprar un sistema BI? Indagando por diferentes sitios web encontré testimonios de algunos gerentes que indican que las herramientas de BI son una herramienta que ayuda a tomar decisiones a la gerencia; para ello la cabeza de la organización debe contar con datos actualizados y acceder a los mismo de forma simple, rápido y flexible. "Los gerentes ya no requieren que otro empleado elabore reportes específicos, pues ellos mismos pueden generar la información que necesitan, ademas pueden observa en segundos lo que ocurre en distintas áreas de la empresa con información actualizada"
2.- BOARD.- Como ya sabemos la herramienta BI que MIT Soluciones representa incorpora un sistema CPM (Suite para la Administración de desempeño Corporativo) y con esta aplicación se pueden hacer simulaciones y obtener proyecciones sobre los resultados que podría obtener el negocio tanto a nivel global como en una región o ciudad específica. Además permite generar simulaciones en base a objetivos de negocio o establecer alertas en vivo si se rompen ciertos parámetros, y todo esto con algunos clics.
Leí que el especialista de la empresa indica que la principal ventaja de la herramienta de BI radica en que la información de BI radica en que la información deja de ser un cúmulo de tablas inconexas y se ofrece al usuario un análisis detallado, evitando pérdida de tiempo en la recolección de información. Se sabe que tienen clientes que utilizaban para hacer su modelo financiero 54 hojas en Excel y 14 personas se encargaban de ingresar información a esas hojas. Eso sin lugar a duda se vuelve inmanejable.
Uno de los trabajos más difíciles en el proceso de implementación de una herramienta de BI es la normalización de datos. "Sin embargo, lo que no es tan fácil es que la base de datos esté bien estructurada, que el usuario sepa donde está la información, que conozcan los códigos, que las hojas de Excel estén integradas, y esto no es parte importante del proceso de consultoría"
TECNOLOGÍA DE FONDO
Se dice que "Board" cuenta con una base de datos propia multidimensional y extrae los datos de obras fuentes mediante conexiones con drivers nativos como OLEDB, ODBC; además tiene conectores para SAP y Oracle. Una vez obtenidos los datos, Board optimiza el almacenamiento de esta información en una base de datos con un formato propio para acelerar el funcionamiento del sistema en general.
La interfase y las funciones han sido desarrolladas pensando en el usuario final y por ello su operación no requiere programación. La última versión ha cambiado su sistema de presentación y ahora utiliza la tecnología WPF de Microsoft, permitiendo conseguir gráficos avanzados, como por ejemplo mostrar un informe en forma de libro animado y dentro de esa presentación tener la capacidad de analizar un detalle los datos haciendo drill drown.
Para los encargados de sistemas, Board cuenta con asistentes para realizar la mayoría de tareas que se pudiera requerir. El ejecutivo indica que solo le bastan cuatro horas de entrenamiento para que un técnico aprenda a establecer los parámetros para analizar la información.
Por otro lado, Board se puede instalar en cualquier servidor Windows y la solución posee versiones de 32 y 64 bits. A nivel de hardware requiere 2GB de RAM y 1GB de espacio de disco, e incluso no sería necesario asignar un servidor exclusivo, sino que puede utilizar un servidor compartido con otras aplicaciones.
Además, éste se comercializa en licencias por productos específicos, como el Motor Board para el servidor; la licencia Developer, para el especialista de sistemas que tiene acceso a la base de datos; el Power User, que tiene la misma capacidad que el developer pero no puede asignar fuentes de datos; y la licencia Lite que está orientada a los gerentes que solo desean hacer consultas. Adicionalmente se pueden comprar el plugin Board Addin para Excel 2007 que inserta Board en las hojas de Excel para trabajar directamente desde las hojas de cálculo.
Todo ello me llevaría a pensar que están enfocados sobretodo en el segmento de empresas medianas y grandes. Una solución de inicio incluye el motor Board, una licencia Developer, y 5 usuarios Light por un costo de aproximadamente $15mil. La consultoría e implementación puede tomar entre 15días y un mes, con un costo adicional que varía entre $6 mil y $10mil, dependiente de la complejidad del proyecto.
3.- QLIKVIEW.- Se destaca que el 31% de los proyectos de implementación de herramientas de BI tiene éxito en el mundo. Se considera que entre las amenazas que hacen fracasar un proyecto de BI cuentan los largos plazos de implementación, la elevada curva de aprendizaje, la necesidad de contar con cubos precalculados y no pueden abarcar toda la información. Habiendo identificado estas dificultades, me atrevo a señalar que QlikView desarrolló una solución que busca minimizar el tiempo de implementación, reducir la curva de aprendizaje y brindar al mercado una herramienta que opere en forma rápida.
Cabe destacar que QlikView no utiliza cubos, y tiene la capacidad de utilizar toda la información de la organización, esto gracias a que no trabaja bajo una estructura de forma jerárquica, sino bajo un modelo relacional, que le permite sacar mayor provecho a la información. Se puede hacer una demostración de su aplicación de BI realizando consultas con los datos de la empresa del cliente en tan solo hora si el caso es simple, o hasta seis horas si se trata de un caso complejo. Asimismo, el entrenamiento al personal técnico la capacidad de programar los scripts que permiten crear las interfases del sistema.
Considero que el producto que representa es un acopiador de información de fuentes de datos que tengan conexiones ODBB y ODBC, puede acceder a hojas de cálculo Excel o cualquier fuente de datos estructurada, incluso archivos txt.
Tengo entendido que se desarrollan scripts para obtener los datos, pero el sistema posee algunos asistentes para simplificar la tarea. Los técnicos requieren ciertos conocimientos de base de datos, así como la capacidad de programar los scripts, pero no se requiere aprender ningún lenguaje de programación.
QlikView posee la tecnologia "in memory", gracias a la cual el sistema genera un archivo que contiene los datos encapsulados en un formato propietario que se denomina "la nube". Este archivo es colocado en la memoria RAM y actualiza los datos desde la base de datos en forma incremental. Gracias a la que la nube se localiza en la RAM se aceleran las consultas al sistemas.
Continuará ..
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